CONTABILIDAD I

BREVE RESEÑA HISTORICA DE LA CONTABILIDAD

De acuerdo a lo expresado por Gertz (1996), hacia el año 6000 a.C., ya existían los elementos necesarios para la actividad contable: la escritura y los números; el concepto de propiedad, un gran volumen de operaciones, las monedas y quizás, el crédito en los mercados, al respecto existe una tablilla de barro, que data de la época, de origen sumerio, en la que algunos investigadores han creído encontrar registros de ingresos y egresos, a partida simple; otros más audaces identifican los registros a partida doble. Existen testimonios sobre contabilidad, tanto en Egipto como en Mesopotamia. Paga ni, en su obra I Libri Comerciali [citado por Gertz, 1996:26], «quien al referirse a la Atenas del siglo Va.C., dice que había reyes que imponían a los comerciantes la obligación de llevar determinados libros, con el fin de anotar las operaciones celebradas...».Continuando con Gertz (1996:32), afirma que «El primer gran Imperio Económico que se conoce fue el de Alejandro Magno (356,323 a.C.),...los banqueros griegos, fueron famosos en Atenas, ejerciendo su influencia en todo el Imperio. De ellos se dice: "Llevaban una contabilidad a sus clientes, la cual debían mostrar cuando se les demandara; su habilidad, y sus conocimientos técnicos hicieron que con frecuencia se les empleara para examinar las cuentas de la ciudad "(History of Modern Bank of Isue, Conant).»Sin embargo, es en Roma, donde se encuentran testimonios especificados e incontrovertibles sobre la práctica contable, desde los primeros siglos de fundada, todo jefe de familia asentaba diariamente sus ingresos y gastos en unlibro llamado "Adversaria", el cual era una especie de borrador, ya que mensualmente los transcribía, con sumo cuidado, en otro libro, el "Codex o Tubulae"; en el cual, a un lado estaban los ingresos (acceptum), y al otro los gastos (ex pensum). También expone Gertz (1996:42), «se sabe con certeza que tanto en tiempo de la República, como del Imperio, la contabilidad fue llevada por plebeyos, no así la actividad que se pueden considerar como el antecedente de la de auditor, los inspectores que se comisionaban con objeto de inventariar y revisar los diversos bienes que constituían los patrimonios romanos. Se sabe asimismo que dichos contables y auditores constituyeron colegios profesionales (S. Dill. The Roman Society).»

TIPOS  USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE.

 

Se consideran usuarios de la información contable a aquellos sujetos económicos cuyos intereses pueden verse afectados de forma positiva o negativa por la actividad de la entidad que emite información.

Normalmente, se clasifican en usuarios internos, aquellos que toman decisiones relativas a la gestión de la unidad económica y usuarios externos, aquellos que no participan en decisiones relativas a la gestión. Estos dos tipos de usuarios van a condicionar el tipo y forma de información así como su frecuencia.

El condicionamiento principalmente va a venir motivado por el hecho de que los usuarios internos suelen tener un acceso ilimitado a la información y toman unas decisiones específicas, mientras que los usuarios externos tienen un acceso limitado. En la Tabla 1.3. se sintetizan la tipología de usuarios más común y sus necesidades informativas.

USUARIOS DEFINICION NECESIDADES INFORMATIVAS

Usuarios externos

Tiene derecho a información periódica

Relacionados contractualmente con la empresa

Propietarios Sujetos que aportan dinero para la constitución y el funcionamiento de la compañía sin la condición de que le sea devuelto. Percibirá parte de los beneficios obtenidos por la compañía mediante dividendos.

Decisiones de inversión basadas principalmente en la búsqueda de rentabilidad actual y futura. Su preocupación se centra en cuestiones de continuidad de la unidad económica que pueda afectar a esa rentabilidad y buscarán principalmente información sobre magnitudes relacionadas con el patrimonio y el resultado.

Usuarios externos

Tiene derecho a información periódica

No relacionados contractualmente con la empresa

Usuarios externos previos potenciales

Propietarios, otros inversores, prestamistas, proveedores y acreedores, clientes y deudores, auditores Idénticas necesidades a las indicadas previamente.

Administración pública Agencia Tributaria, Seguridad Social, CCAA, Ayuntamientos, etc. Como principales receptores vía impuestos, tasas, etc. de los resultados de las unidades económicas centrará su atención en variables como el beneficio.

Tomar decisiones relacionadas con la distribución de recursos, subvenciones, políticas fiscales, etc. (diseño de políticas públicas macroeconómicas)

Otros organismos reguladores Comisión Nacional del Mercado de Valores, Banco de España, etc. Regular las prácticas de determinadas compañías

Analistas financieros Especialista del mercado financiero encargado de dar un diagnostico sobre la empresas y el valor de los títulos.

Asesorar a sus clientes sobre la rentabilidad, viabilidad, etc. de una compañía.

Competidores Resto de compañías que operan en el mismo sector que la empresa. Detectar los puntos débiles y fuertes de sus rivales en el mercado.

Asociaciones, Sindicatos, Patronal, etc.

Organizaciones de colectivos específicos Analizar la evolución de las compañías globalmente o por sectores de actividad con el fin de presionar a los órganos reguladores a tomar medidas a favor de las mismas.

Público en general Sociedad, comunidad, etc. Es destinatario de la información contable desde el momento en que como ya se ha indicado las unidades económicas tienen una responsabilidad social hacia en entorno en el que desarrollan su actividad en lo concerniente a la utilización de los recursos.

Usuarios internos

Necesitan información constante

Responsables de la gestión

Directivos

Cuadros intermedios con capacidad de decisión

Empleados de la compañía con capacidad para la toma de decisiones

Planificación y Gestión

- Decisiones económico-financieras (inversiones, desinversiones, flujos financieros)

- Decisiones económico-técnicas (asignación de recursos, etc.)

Rendición de cuentas (informar a terceros sobre su gestión)

Responsables de la estrategia empresarial y de los procesos de control

Consejo de administración

Directivos, especialistas externos independientes y representantes de grandes accionistas (dominicales)

Toma de decisiones estratégicas

Control de la actuación de directivos y gestores

Salvaguardar los intereses de los propietarios, especialmente de los minoritarios

SERVICIOS QUE PRESTA EL CONTADOR

El contador  es el profesional que proporciona las técnicas más apropiadas para a la mejor administración de la empresa; los principales servicios que presta para proporcionar dichas técnicas, son las siguientes:

1. Implantar el sistema contable más conveniente para la empresa.

2. Establecer el procedimiento óptimo de registro de operaciones efectuadas por la empresa (manual, mecánico o electrónico).

3. Verificar la exactitud de las operaciones registradas en libros y registros auxiliares.

4. Elaborar, analizar e interpretar los estados financieros.

5. Proporcionar a la dirección información confiable y oportuna para la toma de decisiones en el curso diario.

SERVICIOS QUE PRESTA EL CONTADOR PÚBLICO

Los servicios que presta el Contador Público se clasifican, según su objetivo, alcance y el grado de confiabilidad que proporciona a la información examinada (pudiendo ser ésta, tanto económico - financiera como de otro tipo) en:
- Trabajos de comprobación.
- Trabajos de auditoría.
- Trabajos de auditoría con propósitos especiales.
- Trabajos de revisión de estados contables.
- Otros exámenes de información tendientes a expresar una opinión sobre la confiabilidad de la misma.
- Realización de procedimientos de auditoría previamente convenidos.
- Trabajos de análisis de Información Proyectada.
- Trabajos de compilación.

DEFINIR LA AUDITORIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Auditoría: Representa el examen de los Estados Financieros de una entidad, con objeto de que el contador público independiente emita una opinión profesional respecto a si dichos estados presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de una empresa, de acuerdo con los principios de contabilidad Generalmente aceptados.

En ellas los auditores recaban datos y ofrecen alto nivel de seguridad de que los estados financieros cumplen con los principios de contabilidad general aceptados y se examinan otros documentos que den soporte a los estados financieros. Los auditores logran entender el control interno de la compañía y fuera de ella y realizan otros procedimientos. Así reúnen la evidencia necesaria para emitir informe. En él señalan que, en su opinión, los estados financieros se ajustan a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

PASOS A SEGUIR PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS (BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADO)

El Balance General

Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada

Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo.
En resumen, es una fotografía clara y sencilla de lo que un empresario tiene en la fecha en que se elabora.

Partes  conforman el balance general:

▪ Activos
▪ Pasivos
▪ Patrimonio
Clasificación de los conceptos de activo y su orden de representación; los recursos de la empresa para realizar operaciones deben ser presentados agrupándolos teniendo en cuenta la finalidad con que fueron adquiridos o por la cual se requieren comúnmente, el activo se clasifica:
Activo circulante; son los recursos con la finalidad de realizar operaciones propias y normales es decir la compra-venta de mercancías. El activo circulante se encuentra integrado por, efectivo en caja, efectivo en bancos, cuentas por cobrar a los clientes, documentos por cobrar, mercancías. La característica del activo circulante es que se convierte en efectivo en el ciclo normal de operaciones.
Activo Fijo; son los que tienen la finalidad de disponer de ellos para desarrollar las operaciones que realiza, no para venderlos en el ciclo normal de operaciones. En el activo fijo se encuentra básicamente, los terrenos, edificios, equipo de oficina, equipo de reparto equipó de transporte, depósitos otorgados en ganaran tía.

Activo Diferido; se le clasifican a los conceptos de recursos que consisten en bienes o servicios y adquiridos pero cuyo uso o consumo habrá de realizarse posteriormente. Se encuentran integrados básicamente los conceptos de costos de organización, costos de instalación, papelería y artículos de escritorio, rentas pagadas por anticipado, intereses pagados por anticipado, primas de seguros pagadas por anticipado, costos de publicidad y propaganda. La característica de los activos diferidos es que ya sea por su uso o consumo, o por el transcurso del tiempo se convierten en gasto.

Pasivo circulante; son las aportaciones de los acreedores que constituyen deudas u obligaciones que debemos cubrir a corto plazo (menos de un año), el pasivo circulante se encuentra integrado por los proveedores, documentos por pagar, acreedores diversos, las característica de los pasivos circulantes es que son obligaciones que debemos cumplir a corto plazo. El orden que este tipo de pasivo debe de llevar se determina por su mayor o menor grado de exigibilidad. Pasivo Fijo; se clasifica a las aportaciones de los acreedores que constituyen deudas u obligaciones que nuestra empresa debe cumplir a largo plazo (después de un año).

Este se encuentra integrado por los conceptos de documentos por pagar, acreedores} hipotecarios, la característica de los pasivos fijos es que son obligaciones que debemos cumplir en periodos contables posteriores. Estas se ordenan en vista de su menor o mayor plazo en que deben cumplirse.

Pasivo diferido; son las aportaciones de los acreedores que constituyen deudas u obligaciones que nuestra empresa debe cumplir mediante la entrega de mercancías o la prestación de servicios, este se encuentra integrado por los anticipos recibidos de clientes, rentas cobradas por anticipado, intereses cobrados por anticipado. La característica es que conforme se entregan las mercancías o se proporcionan los servicios comprometidos, se convierten en productos. Estas se ordenan en vista de su mayor o menor magnitud.
El Estado de Resultados, también conocido como Cuenta de Resultados, o Estado (o Cuenta) de Ganancias y Pérdidas, es un informe financiero que muestra los ingresos y gastos que ha obtenido una empresa a lo largo de su ejercicio económico.
Ejemplos de ingresos son las ventas, dividendos, ingresos financieros, etc. Ejemplos de gastos son el consumo de mercaderías, gastos de personal, gastos financieros, depreciaciones, impuestos, etc.

La diferencia entre los ingresos y los gastos se le conoce como beneficio (cuando los ingresos son mayores que los gastos) o como pérdida (cuándo los gastos son mayores que los ingresos).
A diferencia del Flujo de Caja, el Estado de Resultados muestra los ingresos y gastos en el momento en que se producen, con independencia del momento en que se hagan efectivos los cobros o pagos, por ejemplo, registra una venta o una compra en el momento que se produzca, aunque ésta se cobre o se pague meses después.
La importancia del Estado de Resultados es que éste nos permite analizar la situación financiera de la empresa, por ejemplo, al comparar diferentes escenarios en donde la producción haya aumentado o disminuido; o, en el caso de un Estado de Resultados Proyectado (también conocido como Presupuesto Operativo), al mostrarnos las proyecciones de los futuros ingresos y egresos que obtendrá la empresa, nos permite conocer la futura rentabilidad del negocio y, por tanto, su viabilidad.
Veamos a continuación un ejemplo sencillo de cómo elaborar un Estado de Resultados Proyectado:
Una empresa manufacturera cuenta con los siguientes datos:
• proyecciones de ventas: enero: 85000, febrero: 88000, marzo: 90000, abril: 92000.
• Proyecciones de costo de producción: enero: 47000, febrero: 51000, marzo: 50000, abril: 52000.
• Los gastos de administración y ventas son el 20% de las proyecciones de ventas.
• La depreciación es del 10% de los costos de producción.
• Proyecciones de los intereses por un préstamos obtenido: enero: 900, febrero: 750, marzo: 600, abril: 450.
• El impuesto es el 20% de la utilidad disponible.


4. USUARIOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Los usuarios de los estados financieros son aquellos que usan los estados financieros para tomar decisiones económicas, como los accionistas, socios, acreedores, hacienda pública, trabajadores, inversionistas que acuden al mercado de valores y autoridades.
Los usuarios inversionistas necesitan información contable debido a que están interesados en conocer los futuros beneficios que obtendrán si adquieren o conservan un instrumento financiero o un instrumento patrimonial.
Los usuarios tanto acreedores como proveedores necesitan conocer si la empresa contará con el efectivo para cumplir con los compromisos de pago a corto y largo plazo, y sobre la capacidad de generar utilidades.
El público en general, los electores y sus representantes, necesitan información financiera para conocer la transparencia con que se ha manejado los recursos del Estado.
El usuario necesita conocer de cuánto dinero dispone la entidad, cuánto debe y cuánto le deben; a cuánto asciende el importe de su existencia y el de su activo fijo, lo que puede observase en el balance general.
Cuánto ha vendido la empresa, cuál es el costo de lo vendido, a cuánto ascienden sus gastos de venta y administrativos en un período, información que puede encontrarse en el estado de ganancias y pérdidas.

Documentos  primarios y secundarios

Documentos primarios: son aquellos donde se registran los hechos y fenómenos económicos ocurridos con sus características cualitativas y cuantitativas en el lugar y fecha en que ocurren y se originan.

Los documentos primarios son muy importantes en la Contabilidad. Del cuidado, veracidad, exactitud, oportunidad y técnica con que se elaboren; depende que todo el proceso de registro de los hechos económicos ofrezca una información que suministren los elementos de juicio para la aceptada planificación y dirección de las tareas económicas.

Relación de documentos primarios de uso más frecuente:

• Vale para pagos menores
• Informe de Recepción
• Tarjeta de Estiba
• Factura
• Conduce
• Anticipos y Liquidación de Gastos de Viaje
• Solicitud de Materiales
• Registro de Asistencia
• Orden de Compra
• Orden de Servicio
• Reembolso para pagos menores
• Ajuste de Inventario
• Transferencias entre almacenes

Vale para Pagos Menores

            Tiene como objetivo formalizar los pagos en efectivo que se realiza por concepto de gastos menores de $10.00 como son los gastos de viajes locales, compra de sellos de correo, imposición de telegramas, dietas, etc. Todo pago que se realiza de esta naturaleza con el fondo destinado para ello requiere del correspondiente vale.

La distribución de este documento es de la siguiente forma:

Original: Cajero Contabilidad

Informe de Recepción

El objetivo que persigue este documento es formalizar la recepción de los productos en los almacenes que procedan de otra entidad, de la propia entidad por concepto de transferencias recibidas o por concepto de producción terminada.

Este modelo se emite por el almacén receptor en cuadruplicado, como es orientado; una vez verificado e inspeccionado el producto recibido se utiliza un modelo por cada factura o documento similar.

Cuando se detecta faltante, sobrantes, averías o cambio en las especificaciones de los productos; se establece la reclamación correspondiente, mediante los modelos legalmente establecidos o el modelo SNC-1-05 Informe de Reclamación-Reparos Bancarios, acompañándolos el original del Informe de Recepción.

Tarjeta de Estiba

Las tarjetas de estibas se realizan con el objetivo de mantener controlado todos los productos que se encuentran en un almacén, y se confecciona una por cada producto, dándole entrada mediante un Informe de Recepción y la salida a través de un Vale de Salida.

Factura

Este modelo formaliza las ventas de productos y prestación de servicios que se efectúan así como las entregas de productos en consignación o en depósito.

Se distribuye de la siguiente forma:

• El original y el duplicado para el comprador
• Triplicado y cuadruplicado para el suministrador
• Quintuplicado para el transportador

La factura es un documento obligatorio por las entidades, el suministrador lo llena cuando se efectúa una venta, excepto las Empresas Minoristas que venden a la población y cuando se entreguen productos en consignación o en depósito.

También se emite por el consignatario cuando se liquiden mediante órdenes de pagos las consignaciones realizadas y por el vendedor cuando se efectúen ventas de medios básicos.

El uso de este documento para las devoluciones de productos se consigna de forma visible la palabra "Devolución" con letras mayúsculas, utilizándose en este caso los espacios destinados al suministrador, por la entidad que efectúa la devolución de los productos y viceversa.

Conduce

El conduce formaliza las entregas parciales de los productos a incluir en una factura, amparando el tránsito de los mismos hasta su destino. Se utiliza como documento provisional cuando no existen condiciones para efectuar la facturación en los lugares o en el momento de efectuar las entregas; también se utiliza para transferir productos entre establecimientos distantes.

La distribución es de la siguiente forma:

Original y duplicado para el receptor

Triplicado para el suministrador

Cuadruplicado para el transportador

El modelo se llena en tinta, lápiz tinta o máquina de escribir; es de uso obligatorio por las entidades; se emite por cuadruplicado por el suministrador, por aquellos productos a incluir en una misma factura o transferencia entre almacenes que por su cantidad o volumen requieren transportarse en varios viajes.

Anticipos y Liquidación de Gastos de Viaje

Este documento es el de llevar el control de los anticipos y efectuar la liquidación de las dietas y otros gastos en que incurren los funcionarios, empleados designados por la entidad en la tarea que se le asigne.

Este modelo es obligatorio y se utiliza cuando el trabajador esté en algún servicio fuera de su centro de trabajo; en el mismo se anota los gastos de desayuno, almuerzo, comida y hospedaje.

En dicho modelo se anotan todos los gastos que ha tenido el trabajador durante su labor fuera del municipio por un día o varios días; además en la Contabilidad de esa entidad se controla de forma exacta los gastos por concepto de dietas.

Solicitud de Materiales

Este modelo tiene como objetivo solicitar materiales a los almacenes; se puede pedir un solo producto en cada modelo; y por medio de este, se puede llegar a controlar la salida de los materiales y equipos del almacén.

Cuando llega a Contabilidad se le da de baja a los productos.

La distribución de este modelo se realiza de la siguiente forma:

Original: Almacén

Duplicado: Contabilidad

Registro de Asistencia

En este modelo diariamente se anota por métodos manuales la asistencia de los trabajadores, así como el tiempo de trabajo y las incidencias relativas al cumplimiento de la disciplina laboral.

Este registro primario sirve de información al modelo SNC-4-08 Reporte de Asistencia o Ausencia, Ajustes u Omisiones y horas extras.

Este modelo lo emite el personal facultado para esta actividad; se realiza a máquina de escribir, tinta o lápiz tinta; se confecciona una o más hojas para cada área; se consignan el número del expediente o código interno, nombre y apellidos del trabajador, ordenado por su categoría ocupacional; se anota los datos de asistencia, tiempo extra, doble turno, etc., además las impuntualidades, las causas de las mismas y las autorizaciones que amparan estas. Esto se refleja diariamente.

Orden de Compra

Tiene como objetivo solicitar de las fuentes suministradas las mercancías o productos solicitados para el desarrollo de sus operaciones cuando entre ambos no existen contratos o planes de entrega; también se utilizan en aquellos casos en que a pesar de existir el contrato se estipula para ambas empresas el envío de este modelo.

La distribución de este modelo se realiza de la siguiente forma:

Original y duplicado: para el proveedor

Triplicado para el comprador-Contabilidad

Cuadruplicado para el comprador-abastecimiento

Quintuplicado para el comprador- áreas receptoras de los productos

Orden de Servicio

El objetivo que persigue este documento es solicitar de los proveedores, para una fecha determinada o un período dado la prestación de servicios que no han sido contratados ni convenidos previamente; o para aquello en que a pesar de haber sido contratados o convenidos, se estipulen por las partes contratantes el envío de este modelo o establezcan su uso obligatorio.

Este documento se distribuye de la siguiente forma:

Original y duplicado: proveedores

Triplicado: comprador-Contabilidad

Cuadruplicado: comprador-área receptora del servicio

Este modelo se llena a máquina de escribir, tinta o lápiz tinta y es de uso obligatorio por las entidades.

Reembolso para Pagos Menores

El reembolso resume los vales para pagos menores, los pagos de salario para el fondo especial, la compra de productos agropecuarios, los anticipos y liquidación de gastos de viaje y otros, a fines de su reembolso y contabilización. Los vales deben resumirse por unidades o centros de costos.

Ajuste de Inventario

Este modelo sirve para hacer los ajustes de inventarios que surgen como consecuencia de los conteos físicos o por cualquiera de las causas cuyos conceptos se detallan en el modelo.

Este modelo se distribuye de la siguiente forma:

Original: Contabilidad

Duplicado para el almacén que se origina el ajuste

Triplicado para el expediente de autorización del ajuste

El modelo se emite en el almacén o en Contabilidad a máquina de escribir, tinta o lápiz tinta; cuando por conteo físico, verificaciones, comprobaciones sistemáticas, etc., se detectan deficiencias por los conceptos siguientes: roturas, mermas o cualquier otra causa entre las existencias físicas y los sub-mayores de inventarios. No debe reflejarse más de un concepto de ajuste en cada modelo.

Transferencias entre Almacenes

Este modelo ampara las transferencias entre almacenes de una misma entidad, también se utiliza entre centros de costo de una misma Empresa y sirve de base a las anotaciones de las Empresas y recepciones de productos entre almacenes y centros de costo.

Se distribuye de la siguiente forma:

Original y duplicado: Contabilidad

Triplicado: almacén o centro de costo receptor

Quintuplicado para el transportista

Se llena el modelo a lápiz tinta, tinta o máquina de escribir y se emite en quintuplicado por el almacén o centro de costo que entrega los productos.

Conclusiones

• 1. Los modelos primarios son de mucha importancia, ya que los mismos reflejan el desarrollo del trabajo en cada empresa o entidad; son de fácil aplicación y siguen muy de cerca los hechos económicos de cada una, y a través de ellos se elaboran las informaciones económicas y financieras que deben emitirse posteriormente.
• 2. A través de este trabajo mostramos la importancia que representa para nuestra sociedad un eficiente control en cada una de las entidades del país, la utilización de los documentos primarios.
• 3. La Contabilidad es de vital importancia en el equilibrio económico del país, por ser la que desarrolla la técnica de registrar hechos económicos a través de sus fases de informe, ella es quien registra, clasifica y resume e informa en forma propia y en términos monetarios las informaciones económicas de una entidad y por medio de ella se interpretan los resultados.